新規開拓の営業メールは、件名で用件と相手に関係する点を伝え、本文は名乗り、連絡した理由、相手の利点、小さな依頼の順に短く書きます(例文3通は本文の型の節に載せています)。送る前に、その相手が特定電子メール法の例外(名刺などの書面でアドレスを受け取った、取引関係がある、アドレスを公表している、など)に当たるかを確かめます。文面を磨く前に送ってよい相手かどうかを確かめておくと、送ったあとで「なぜこのアドレスに届いたのか」と問われたときに説明できます。

この記事は、取引のない法人へ営業メールを送る担当者や、その文面と送り先を決める営業責任者に向けて書いています。訪問や商談のあとに送るお礼メールと、メール配信の仕組みの選び方は扱いません。お礼や追客のメールは訪問営業後のフォローメールと追客設計で整理しています。また、開封率・返信率・アポ率の平均値は載せていません。自社で送った件数と、返信やアポにつながった件数を記録し、自社の数字で判断してください。

この記事で分かること

  • 営業メールを送ってよい相手と、送れない相手の見分け方(特定電子メール法の例外)
  • 用件が伝わる件名の付け方と、場面別の件名の例5つ
  • 名乗り・理由・相手の利点・小さな依頼の4パートで書く本文の型と、そのまま直して使える例文3通

送ってよい相手を先に確かめる｜特定電子メール法の例外に当たるか

自社のサービスを案内する新規開拓のメールは、特定電子メール法の対象になるものとして準備するのが安全です。この法律では、営利団体や営業を営む個人が、自社または他社の営業について広告・宣伝の手段として送る電子メールを「特定電子メール」と呼びます。広告を載せたウェブサイトへ誘導することが送る目的に含まれるメールも、これに当たります。

特定電子メールは、原則として、事前に送信を求めてきた相手か、送信に同意した相手にしか送れません。例外は、名刺などの書面でアドレスを知らせてきた相手、取引関係にある相手、インターネットで自らアドレスを公表している団体や営業を営む個人です。取引のない法人へ初めて送る営業メールでは、名刺交換とアドレスの公表のどちらかに当たるかを確かめる場面が多くなります。

相手 営業メールを送れるか 根拠
事前に送信を求めてきた相手、送信に同意した相手(資料送付をメールで頼まれた場合など) 送れる。同意があったことを示す記録を保存する 特定電子メール法 第3条第1項第1号・第2項
名刺などの書面でアドレスを知らせてきた相手(展示会や交流会での名刺交換など) 例外として送れる 同法 第3条第1項第2号、施行規則 第2条第1項
取引関係にある相手 例外として送れる 同法 第3条第1項第3号
会社のウェブサイトなどでアドレスを公表している事業者 例外として送れる。ただし、アドレスと併せて広告メールの受信を拒否する旨が書かれていれば送れない 同法 第3条第1項第4号、施行規則 第3条
上のどれに当たるかを確かめられない相手(入手の経路が分からないアドレスなど) 原則として送れない。例外に当たると確かめられるまで送信の対象から外す 同法 第3条第1項
送信をやめるよう求めてきた相手 上の例外に当たっていても、その意思に反して送れない 同法 第3条第3項
会社の問い合わせフォーム フォームからの送信に特定電子メール法がどう当てはまるかを示した公式見解はない 総務省・消費者庁の公式見解は見当たらない

出典: e-Gov法令検索「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」第3条、同法施行規則 第2条・第3条、総務省・消費者庁「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」(平成23年8月)15ページ・18〜19ページ(いずれも2026-09-15確認)

アドレスを公表している相手は、受信拒否の文言がないかを見る

総務省・消費者庁のガイドラインは、ウェブサイトなどでメールアドレスを公開している事業者にビジネス向けの広告メールを送ることは、ビジネス慣習上も一定の範囲で認められるとして、例外にした理由を説明しています。一方で、アドレスと併せて広告メールの受信を拒否する旨が表示されている場合は、この例外に当たりません。会社概要や問い合わせページからアドレスを拾うときは、アドレスの前後に「営業メールお断り」のような文言がないかを見てから、送信先の一覧に入れます。一覧には、アドレスを見つけたページのURLと確認した日も残しておくと、あとで経路を説明できます。

名刺交換した相手は、交換した場と日付を残す

名刺などの書面でアドレスを知らせてきた相手は、送信が行われることに一定の予測可能性があるとして例外とされています。展示会や交流会で名刺を受け取ったら、どの場で、いつ受け取ったかを名刺の管理表に書き添えておきます。1通目の本文でもその場に触れておくと、受け取った側も誰からのメールかをすぐに思い出せます。

個人名入りのアドレスは個人情報として扱う

メールアドレスのユーザー名とドメイン名から特定の個人を識別できる場合(例: kojin_ichiro@example.com)は、そのアドレスだけで個人情報に当たると、個人情報保護委員会のQ&Aは説明しています。すでに公表されている情報も個人情報であることに変わりはなく、取得するなら利用目的を特定しておく必要があります。担当者名の入ったアドレスを送信先の一覧に入れるときは、個人情報として扱う前提で、社内の取り扱いのルールに沿って管理します。送信先の一覧の作り方や絞り込み方はインサイドセールスのリスト作成と優先順位の付け方で扱っています。

問い合わせフォームへの送信は別に考える

問い合わせフォームから営業文を送ることが、特定電子メール法の「電子メール」に当たるかについて、法の適用関係を示した総務省・消費者庁の公式見解はありません。メールと同じ扱いだと決めつけず、フォームの注意書きや相手の受け止め方も含めて別に検討します。フォーム営業の進め方と注意点はフォーム営業代行の費用と進め方にまとめています。

件名の付け方｜用件と、相手に関係する点を前半に置く

取引のない相手の受信箱で、最初に目に入るのは件名と差出人の名前です。件名で伝えることは2つです。1つは何の用件か、もう1つはなぜこの会社に送ったのか(相手に関係する点)です。受信一覧では件名の後半が切れて見えることがあるため、用件と相手に関係する点をなるべく前半に置き、社名は後ろに回すか【】でくくって短く添えます。

相手に関係する点は、相手が自ら公開している情報から選ぶと無理がありません。求人情報、プレスリリース、ウェブサイトに載っている事業内容、展示会での会話などです。どの会社にも同じ件名を送るより、送る相手のグループごとに1つずつ件名を用意するほうが、書く手間と中身のずれのバランスが取りやすくなります。

使う場面 件名の例 相手に関係する点
求人情報をきっかけにする (相手の社名)様の求人を拝見し、受注入力の外注についてご案内です【(自社名)】 募集している職種と、その仕事の負担
プレスリリースをきっかけにする (新拠点名)の開設に合わせた(サービス名)のご案内｜(自社名) 相手が公表した新しい動き
業種と地域で絞って送る (地域)の(業種)向け｜(課題)を減らす方法を15分でご説明します 同じ業種・地域に共通する課題
展示会・交流会で名刺交換した (展示会名)でお名刺を頂戴した(自社名)の(氏名)です｜(会場で聞いた課題)の件 会った場と、そこで話した内容
電話で資料送付を頼まれた 本日お電話でご依頼いただいた(サービス名)の資料をお送りします【(自社名)】 相手から頼まれたという事実

出典: 編集部による一般的な整理(開封率などの統計にもとづく例ではありません)

避けたいのは、中身と合わない件名です。やりとりのない相手に「Re:」を付けて返信に見せる、「重要」「至急」と書いて社内連絡のように見せる、といった件名は、開いた相手に「だまされた」と感じさせます。最初の1通で信用を落とすと、そのあとの電話や訪問にも響くおそれがあります。件名は本文に書いてあることだけで作ります。

営業メールの本文の型と例文｜名乗り・理由・相手の利点・小さな依頼の4パート

本文は、名乗り、連絡した理由、相手の利点、小さな依頼の4つを、この順番で短く書きます。取引のない相手は、最初に「誰から」「なぜ自分に」が分からないと、その先を読みません。自社の紹介や実績を長く書きたくなりますが、1通目で伝えるのは、相手が次の一歩を決めるのに必要な分だけにします。

パート 書くこと 長さの目安 避けたい書き方
①名乗り 社名、氏名、何をしている会社かを一言で 1〜2文 会社の沿革や理念から書き始める
②連絡した理由 相手の公開情報や会った場など、この会社に送った理由 1〜2文 どの会社にも当てはまる「貴社のさらなる発展のため」
③相手の利点 相手の仕事の何が、どう楽になるか。できないことや条件も添える 2〜3文 機能の一覧、「必ず」「業界No.1」などの根拠のない言い切り
④小さな依頼 15分の説明、資料の送付、候補日の返信など、断りやすく答えやすい一歩 1〜2文 いきなり見積もりや契約の話をする、依頼が書かれていない

出典: 編集部による一般的な整理(文数は読みやすさの目安で、統計にもとづく数字ではありません)

③の「相手の利点」で、自社のできないことや条件を一言添えておくと、合わない相手とのやりとりを減らしやすく、返信してきた相手とも前提をそろえて話を始められます。④の依頼は、相手が「はい」か「いいえ」で答えられる形にします。「ご検討ください」だけで終えると、相手は何を返せばよいか分からず、読んだまま閉じてしまいます。

本文の最後には、署名(社名、氏名、所在地、電話番号、メールアドレス)と、今後の案内が不要な場合の連絡方法を書いておきます。送信をやめるよう求められたら送れないので、その申し出を受け取る窓口を本文に示しておくと、社内で見落としにくくなります。以下の例文の(　)は、自社と相手に合わせて書き換えてください。

例文1: アドレスを公表している会社へ、求人情報をきっかけに送る

件名: (相手の社名)様の求人を拝見し、受注入力の外注についてご案内です【(自社名)】

(相手の社名)
(部署名)ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。(自社名)の(氏名)と申します。法人向けに(サービス名:受注データの入力代行など)を行っております。

貴社の採用ページで、受注入力を担当する事務職を募集されていることを拝見し、ご連絡しました。

採用が決まるまでの間や、繁忙期だけ入力作業を外に出す使い方ができます。(対応できない作業や条件)は承っておりませんので、あらかじめお伝えいたします。

もしご関心があれば、15分ほどオンラインでご説明の時間をいただけないでしょうか。ご都合のよい候補日を2つお知らせいただければ、こちらで合わせます。資料だけご希望の場合も、このメールにご返信ください。

今後このようなご案内が不要な場合は、お手数ですがその旨をこのメールにご返信ください。以後はお送りいたしません。

(自社名)(氏名)
(所在地)(電話番号)(メールアドレス)

送る前に、相手のサイトでアドレスの前後に受信を拒否する文言がないかを確かめます。担当者の個人名が入ったアドレスではなく、会社の問い合わせ用アドレスとして公表されているものを使うと、宛名も「ご担当者様」で自然に書けます。

例文2: 展示会で名刺交換した相手へ、会場で聞いた課題について送る

件名: (展示会名)でお名刺を頂戴した(自社名)の(氏名)です｜(会場で聞いた課題)の件

(相手の社名)
(部署名)(相手の氏名)様

(日付)の(展示会名)で、(自社名)のブースにお立ち寄りいただいた際にお名刺を頂戴しました、(氏名)です。

会場で「(相手が話していた課題)」とお伺いしましたので、その件に絞ってご連絡しました。

弊社の(サービス名)では、(課題に対してできること)が可能です。会場ではお伝えしきれなかった(料金の考え方や導入までの流れ)を、1枚の資料にまとめて添付しました。

資料をご覧になったうえで、現在の運用を30分ほど伺えれば、貴社に合うかどうかをはっきりお伝えできます。(候補日1)か(候補日2)のご都合はいかがでしょうか。

今後のご案内が不要な場合は、このメールにその旨をご返信ください。

(自社名)(氏名)
(所在地)(電話番号)(メールアドレス)

名刺交換から日があくと、相手が会場での会話を思い出しにくくなることがあります。会った場、日付、そのとき聞いた言葉を件名と冒頭に入れると、「誰からのメールか」を相手が探す手間を省けます。

例文3: 電話で資料をメールで送るよう頼まれた相手へ送る

件名: 本日お電話でご依頼いただいた(サービス名)の資料をお送りします【(自社名)】

(相手の社名)
(部署名)(相手の氏名)様

本日(時刻)頃にお電話を差し上げました、(自社名)の(氏名)です。お電話の際に資料をメールでお送りするようご依頼いただきましたので、添付にてお送りします。

お電話で伺った「(相手が話していた状況)」に関係するのは、資料の(ページ番号)ページです。(その部分で分かること)をまとめています。

お目通しいただいたうえで、(曜日)の午後にあらためてお電話し、ご不明な点を伺ってもよろしいでしょうか。ご都合の悪い時間があれば、このメールでお知らせください。

(自社名)(氏名)
(所在地)(電話番号)(メールアドレス)

相手から送信を求められて送る場合は、同意があったことを示す記録を保存する義務があります。電話の日時、話した相手の名前、何を送るよう頼まれたかを、送信先の一覧や営業記録に残しておきます。

2通目と止めどき｜送信をやめるよう求められたら送らない

1通目に返信がなくても、相手が読んでいないとは限りません。忙しくて後回しにしている場合もあれば、関心がなくて返信していない場合もあります。どちらかは分からないので、2通目を送るかどうか、何通目で止めるかは、送る前に社内で決めておきます。何日あければよいかに決まった正解はありません。相手の業種の繁忙期や、1通目で示した候補日が過ぎるかどうかを目安に、間隔をあらかじめ決めて全員でそろえます。

2通目で気をつけたいのは、1通目と同じ内容を繰り返さないことです。次のうち1つを足すと、送る理由が立ちます。

  • 1通目で書ききれなかった、相手に関係する具体的な情報(相手の業種でよく聞く困りごとなど)
  • 依頼の形を変えた提案(説明の時間ではなく、資料だけの送付にするなど)
  • 返信しなくてよい選択肢(「ご関心がなければ、このままお返事は不要です」)

止めどきの中で、法律で決まっているのは1つです。送信をやめるよう求められたら、その意思に反して送ってはいけません。例外に当たる相手でも同じです。停止の申し出を受けたら、担当者のメールボックスに残すだけでなく、送信先の一覧に「停止」と日付を書き、ほかの担当者や外部の協力先が同じ相手に送らないようにします。

一方で、返信があり関心を示した相手や、資料をダウンロードした相手には、1通ずつの営業メールではなく、段階に合わせて情報を届け続ける進め方が合います。その設計はリードナーチャリングの基本と最小構成で扱っています。

電話や訪問とつなぐ｜メールだけで決めようとしない

営業メールは、相手の都合のよいときに読んでもらえる反面、読まれたかどうかも、どう受け止められたかも分かりにくい手段です。メールだけでアポまで持っていこうとせず、電話や訪問と組み合わせて、1通ごとの役割を小さくすると文面も短くできます。

よくある組み合わせは次の3つです。

  • 電話の前にメールを送る: 1通目で用件を伝え、「(曜日)にお電話します」と書いておき、電話では「メールでお送りした件で」と切り出す
  • 電話のあとにメールを送る: 電話で資料送付を頼まれたら例文3のように送り、次の電話の日時を本文で約束する
  • 訪問の前にメールを送る: 名刺交換した相手や資料を見た相手に、訪問で話したい内容を先に伝えておく

電話で使う話し方の組み立てはテレアポのトークスクリプトで、担当者から決裁者へ話を進める経路は決裁者にアポが取れない営業を変える4つの到達経路で整理しています。訪問や商談を終えたあとのお礼や追客のメールは、この記事の新規開拓のメールとは目的が違うので、訪問営業後のフォローメールと追客設計を参考にしてください。

メール、電話、訪問を組み合わせるときは、誰に、いつ、どの手段で、何を伝えたかを1つの表にまとめます。そうしておくと、2通目の内容を決めるときも、電話で話を切り出すときも、前回の続きから始められます。

外に任せる場合｜送り先の確認と停止の受付を誰が持つかを決める

営業メールの文面を書く時間や、送信先を1件ずつ確かめる時間が取れない場合は、新規開拓の一部を外部に任せる方法もあります。そのときは、文面の出来よりも先に、次の点を契約前に決めておきます。

  • 誰の名前で送るか: 自社名と自社の担当者名で送るのか、委託先の名前で送るのか
  • 送ってよい相手の確認を誰がするか: この記事の表のどの例外に当たるかを、誰が、どの記録で確かめるか
  • 停止の申し出をどこで受け、どう共有するか: 委託先が受けた停止の申し出が、自社の送信先の一覧にも反映されるか
  • 文面の承認と、返信があったあとの対応: 誰が文面を承認し、返信やアポの依頼に誰がいつまでに応じるか

文面の直しや送り先の変更などの要望は、委託先の担当スタッフに直接指示するのではなく、委託先の会社(責任者)に伝える形にします。発注者が受注会社に対して作業の見直しなどを求めるのは当事者間のやりとりとして問題ありませんが、発注者が受注会社のスタッフに直接指示すると、直接の指揮命令に当たり偽装請負と判断されるためです。

当メディアを運営するLongWave株式会社のエイギョウブは、電話営業(BDR/SDR)、フォームDM(1日最大500件のアプローチ)、SNS運用(LinkedIn)、交流会・展示会、即戦力人材アサイン(最短数日で稼働)、マルチチャネルを実行支援のメニューとしてサービスページに掲げています。扱う営業のチャネルは、電話・DM・SNS・訪問・手紙・紹介・交流会の7以上です。営業メールの送信そのものを任せられるかは、サービスページに記載がないため、ご相談の際にご確認ください。料金は、サービスページに月額料金の目安(税別)として、トライアル30万円〜/月、スタンダード50万円〜/月を掲載しており、実際の金額は支援範囲や体制に応じて変わります。

まとめ

新規開拓の営業メールは、文面より先に、送ってよい相手かどうかを確かめるところから始めます。特定電子メール法では、同意した相手のほか、名刺などの書面でアドレスを知らせてきた相手、取引関係にある相手、アドレスを公表している事業者(受信拒否の文言がない場合)が例外になります。送信をやめるよう求められたら、例外に当たる相手でも送れません。問い合わせフォームへの送信は、公式見解がないため別に検討します。

件名では用件と相手に関係する点を前半に置き、本文は名乗り、連絡した理由、相手の利点、小さな依頼の順に短く書きます。2通目は何か1つ新しい情報を足し、何通で止めるかは先に決めておきます。メールだけで決めようとせず、電話や訪問と組み合わせて1通の役割を小さくすると、書く側も読む側も負担が減ります。

よくある質問（FAQ）

営業メールを送ると罰則や罰金はありますか?
この記事では、違反した場合の罰則や罰金の金額は扱っていません。特定電子メール法で決まっているのは、広告・宣伝のメールは原則として事前に同意した相手にしか送れないこと、名刺などの書面でアドレスを知らせてきた相手、取引関係にある相手、アドレスを公表している事業者は例外になること、同意の記録を保存すること、送信をやめるよう求められたら送れないことです。違反した場合の扱いは条文(e-Gov法令検索)で確かめ、判断に迷う場合は弁護士に相談してください。
営業メールの件名はどう付ければいいですか?
件名には、何の用件かと、なぜその会社に送ったのか(相手に関係する点)を入れます。受信一覧では件名の後半が切れて見えることがあるので、用件と相手に関係する点を前半に置き、社名は後ろに添えます。相手に関係する点は、求人情報やプレスリリース、展示会での会話など、相手が自ら公開した情報や会った場から選びます。やりとりのない相手への「Re:」や、中身と合わない「重要」「至急」は、信用を落とすので使わないでください。
返信がないとき、2通目はいつ送ればいいですか?
何日あければよいかに決まった正解はないので、送る前に社内で間隔と何通で止めるかを決め、担当者全員でそろえます。相手の繁忙期や、1通目で示した候補日が過ぎるかどうかを目安にすると決めやすくなります。2通目は1通目の繰り返しにせず、相手に関係する具体的な情報、依頼の形を変えた提案、返信しなくてよい選択肢のうち1つを足します。送信をやめるよう求められた相手には送れません。
名刺交換した相手に営業メールを送ってもいいですか?
名刺などの書面でアドレスを知らせてきた相手は、特定電子メール法のオプトイン規制の例外に当たるため、営業メールを送れます。送信が行われることに一定の予測可能性があるためと説明されています。ただし、送信をやめるよう求められたら送れません。また、個人名から特定の個人が分かるアドレスは、それだけで個人情報に当たります。交換した場と日付を記録し、1通目の件名や冒頭でその場に触れると、相手も誰からのメールかを思い出しやすくなります。

出典